Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 2026-10-18
1. Wie zijn wij
Cleaniro is een merk van Muema BV, een besloten vennootschap met zetel te Paradijsweg 8 bus B2, 2500 Lier, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1041.599.757, met BTW-nummer BE 1041.599.757.
Cleaniro biedt een SaaS-platform aan schoonmaakbedrijven voor planning, tijdsregistratie, kwaliteitscontrole en operationeel beheer.
Contact: privacy@cleaniro.com | Paradijsweg 8 bus B2, 2500 Lier, België
In dit privacybeleid verwijzen “wij”, “ons” of “Cleaniro” naar Muema BV, handelend onder de naam Cleaniro. “Jij” verwijst naar de natuurlijke persoon wiens gegevens worden verwerkt.
2. Welke gegevens wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens in drie hoofdcategorieën.
a. Websitebezoekers en prospects
- Identificatie: naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien verstrekt via demo-aanvraag of contactformulier)
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, functie, sector, aantal werknemers
- Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaattype (in de technische logs van onze hosting)
- Communicatie: inhoud van e-mails, demo-gesprekken en chatberichten
Op cleaniro.com gebruiken wij geen cookies en geen tracking pixels. Wij tellen bezoeken en klikken anoniem met Vercel Web Analytics, zonder cookies en zonder persoonsgegevens op te slaan (zie ons Cookiebeleid). Vraag je onze gratis schoonmaakchecklist aan, dan bewaren wij je e-mailadres en (als je die invult) je bedrijfsnaam om je de checklist te geven en je af en toe nuttige tips te sturen; je kan je op elk moment uitschrijven door op een van onze e-mails te antwoorden of te mailen naar support@cleaniro.com.
Wanneer je via cleaniro.com een demo aanvraagt, ontvangen wij de gegevens die je invult: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal cleaners, je bericht en je taal. Deze gegevens worden via Resend per e-mail naar Cleaniro verstuurd en worden enkel gebruikt om je te contacteren over de demo. Aanvragen van een demo en van de gratis checklist bewaren we ook in ons klantenbeheersysteem HubSpot (gegevens opgeslagen in de EU, Frankfurt), zodat we je aanvraag kunnen opvolgen. Je kan op elk moment vragen om je gegevens te laten verwijderen via privacy@cleaniro.com.
b. Klanten en hun gebruikers (admins, managers, team leaders)
- Account: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, gehashte wachtwoorden
- Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KBO-nummer, BTW-nummer, factuuradres
- Betaalgegevens: verwerkt via Stripe, wij zien geen kaartgegevens
- Gebruiksgegevens: ingelogde sessies, acties in het platform, voorkeuren
c. Cleaners (werknemers van onze klanten)
- Identificatie: naam, telefoonnummer, eventueel foto
- Werkgegevens: planning, gewerkte uren, locaties, taken
- Tijdsregistratie: in/uit-klok tijden, pauzes
- Locatiegegevens: GPS-coördinaten bij clock-in/clock-out (alleen op werkmomenten, niet permanent)
- Kwaliteitsdata: inspectieresultaten, incidenten, eventueel foto’s van werk
Belangrijk over cleaners: wanneer een schoonmaakbedrijf onze klant is, treden wij op als verwerker voor de gegevens van hun cleaners. De schoonmaakbedrijven zijn de verwerkingsverantwoordelijken. Cleaners die vragen hebben over hun gegevens richten zich in eerste instantie tot hun werkgever.
3. Waarom wij gegevens verwerken
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Account aanmaken en beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Platform leveren en functionaliteit garanderen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Betalingen verwerken en facturatie | Uitvoering van de overeenkomst + wettelijke verplichting |
| Klantenondersteuning en support | Uitvoering van de overeenkomst |
| Communicatie over producten, updates en nieuwsbrieven | Toestemming (jij kan op elk moment uitschrijven) |
| Demo-aanvragen en sales-gesprekken | Toestemming + gerechtvaardigd belang (verkoop) |
| Productverbetering en analyse (geaggregeerd) | Gerechtvaardigd belang (productontwikkeling) |
| Voldoen aan wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscaal) | Wettelijke verplichting |
| Tijdsregistratie van cleaners | Uitvoering overeenkomst klant + wettelijke verplichting klant |
| Fraude- en misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) |
4. Wie ontvangt jouw gegevens
Subprocessors (verwerkers die voor ons werken):
- Supabase (database, authenticatie, EU-regio Frankfurt)
- Stripe (betaalverwerking, EU + VS via Standard Contractual Clauses)
- Verdere subprocessors, zoals Vercel (hosting van website en app) en Resend (e-mail); voor aanvragen via de website ook HubSpot (klantenbeheer, EU) — zie de subprocessors-lijst.
Andere ontvangers:
- Boekhouder en fiscaal adviseur (wettelijke verplichting)
- Juridische adviseurs (bij geschillen)
- Overheidsinstanties (bij wettelijke verplichting)
Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden voor marketing- of andere doeleinden.
5. Internationale doorgifte
Onze database en primaire verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland via Supabase). Onze website en app worden gehost door Vercel, waar beschikbaar in de EU-regio.
Sommige van onze subprocessors (zoals Stripe en Resend) verwerken gegevens deels in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften hanteren wij de Standard Contractual Clauses (SCC’s) van de Europese Commissie, eventueel aangevuld met technische en organisatorische maatregelen, en wanneer beschikbaar het EU-US Data Privacy Framework.
6. Hoelang bewaren wij jouw gegevens
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en klantgegevens | Duur van de overeenkomst + 30 dagen na opzegging |
| Geëxporteerde data na opzegging | 30 dagen beschikbaar voor download, daarna verwijderd |
| Volledige verwijdering uit back-ups | Binnen 90 dagen na opzegging |
| Facturatie en boekhoudkundige gegevens | 7 jaar (wettelijke verplichting) |
| Tijdsregistratiegegevens van cleaners | 5 jaar (arbeidsrechtelijke verplichting BE/NL/FR) |
| GPS-locatiegegevens | Maximum 12 maanden, daarna geanonimiseerd of verwijderd |
| Communicatie (e-mail, chat) | 3 jaar na laatste contact |
| Prospect/lead-gegevens zonder conversie | 2 jaar na laatste contact |
| Server-logs en technische data | 12 maanden |
7. Jouw rechten
Onder de GDPR heb jij de volgende rechten:
- Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken
- Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren
- Verwijdering: in bepaalde gevallen je gegevens laten wissen
- Beperking: verwerking tijdelijk laten beperken
- Bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen (zoals direct marketing)
- Dataportabiliteit: je gegevens opvragen in een gestructureerd, machine-leesbaar formaat
- Toestemming intrekken: wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming
- Klacht indienen bij de toezichthouder (zie sectie 9)
Om een recht uit te oefenen, mail naar privacy@cleaniro.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
8. GPS en locatiegegevens van cleaners
Wanneer een schoonmaakbedrijf onze software gebruikt voor tijdsregistratie via mobiele app, kunnen GPS-locatiegegevens van cleaners verwerkt worden om de aanwezigheid op de werklocatie te verifiëren.
Beginselen die wij hanteren
- GPS wordt alleen geregistreerd op het moment van clock-in/clock-out
- Geen permanente tracking buiten werkuren
- Cleaners worden hierover transparant geïnformeerd via de app
- Alternatieve registratiemethode beschikbaar (QR-code zonder GPS) waar mogelijk
- Maximale bewaartermijn GPS-data: 12 maanden
De schoonmaakbedrijven die onze software gebruiken zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun cleaners en het inbouwen van deze verwerking in hun interne reglementen, conform werkrechtelijke eisen.
9. Klacht indienen
Als je vindt dat wij jouw rechten niet respecteren, kan je een klacht indienen bij:
- België: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be
- Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens (AP) — autoriteitpersoonsgegevens.nl
- Frankrijk: CNIL — cnil.fr
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beveiligen, waaronder:
- Versleuteling in transit (TLS, versleutelde verbinding) en at rest (AES-256)
- Gegevens van elk bedrijf gescheiden op databaseniveau, en toegangscontrole op basis van rollen (least privilege)
- Dagelijkse automatische back-ups
- Een logboek van wijzigingen (o.a. aan uren, toegang en rollen, bedrijfsgegevens) dat gebruikers vanuit de app niet kunnen wijzigen of verwijderen
- Geografische beperking tot EU-datacenters voor primaire verwerking
Zie ook onze pagina Security.
11. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Belangrijke wijzigingen communiceren wij minimaal 30 dagen op voorhand via e-mail aan klanten en via een melding op cleaniro.com.