Reinigungsfirma gründen in Belgien: die Schritte und was Sie ab dem ersten Tag brauchen

Die passende Rechtsform wählen

Die erste Entscheidung ist, ob Sie als Einzelunternehmen oder mit einer Gesellschaft starten, etwa einer GmbH nach belgischem Recht (BV/SRL). Ein Einzelunternehmen ist einfach und schnell gegründet, aber Sie haften persönlich mit Ihrem Privatvermögen. Eine Gesellschaft bedeutet mehr Verwaltungsaufwand und eine Gründung beim Notar, trennt Ihr Privatvermögen aber besser vom Vermögen des Unternehmens.

Welche Form am besten passt, hängt von Ihren Plänen, dem erwarteten Umsatz, Ihrer familiären Situation und davon ab, ob Sie bald Personal einstellen möchten. Treffen Sie diese Entscheidung nicht allein: Besprechen Sie sie vorab mit einem Buchhalter, der Ihnen auch durchrechnen kann, was jede Form steuerlich für Sie bedeutet.

Eintragung in die ZDU und Aktivierung der MwSt.

Jedes Unternehmen in Belgien muss in der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU, auf Niederländisch KBO, auf Französisch BCE) eingetragen sein. Das erledigen Sie über einen anerkannten Unternehmensschalter Ihrer Wahl. Dort erhalten Sie Ihre Unternehmensnummer und geben an, welche Tätigkeiten Sie ausüben, in diesem Fall Reinigungstätigkeiten.

Über den Unternehmensschalter können Sie in der Regel auch gleich Ihre MwSt.-Nummer aktivieren lassen. Starten Sie als Selbstständiger, müssen Sie sich außerdem einer Sozialversicherungskasse für Selbstständige anschließen. Vergessen Sie auch nicht, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen; das macht Ihre Buchhaltung deutlich übersichtlicher.

• Rechtsform wählen, gemeinsam mit einem Buchhalter
• Eintragung in die ZDU über einen Unternehmensschalter
• MwSt.-Nummer aktivieren
• Anschluss an eine Sozialversicherungskasse als Selbstständiger
• Geschäftskonto eröffnen

Versicherungen und Personal

Als Reinigungsfirma arbeiten Sie in den Gebäuden anderer. Eine umgestoßene Vase, ein beschädigter Boden oder eine gesprungene Scheibe ist schnell passiert. Eine Berufshaftpflichtversicherung ist deshalb unverzichtbar, und viele Kunden werden danach fragen. Lassen Sie sich von einem Versicherungsmakler beraten, was Sie genau brauchen.

Wenn Sie Personal einstellen, kommen weitere Pflichten hinzu. Sie benötigen eine Arbeitsunfallversicherung und fallen unter die paritätische Kommission für die Reinigung, die paritätische Kommission 121. Sie legt unter anderem Lohntabellen, Prämien und Arbeitsbedingungen für Ihre Reinigungskräfte fest.

Für die Anmeldung Ihres Personals und die Lohnabrechnung arbeiten Sie am besten mit einem Sozialsekretariat zusammen. Es kennt die Regeln der Branche und sorgt dafür, dass Ihre Lohnverwaltung in Ordnung ist. Sie selbst bleiben verantwortlich für korrekte Angaben, etwa die geleisteten Stunden Ihrer Reinigungskräfte.

Material und Produkte

Sie müssen nicht sofort alles kaufen. Beginnen Sie mit solider Grundausstattung und erweitern Sie sie, wenn Ihre Kunden und Aufträge wachsen. Wählen Sie professionelle Produkte und stellen Sie Sicherheitsinformationen und Handschuhe für Ihre Reinigungskräfte bereit.

Denken Sie auch an den Transport: Wie kommen Ihre Reinigungskräfte und das Material zum Standort? Bei manchen Kunden kann das Material vor Ort bleiben, bei anderen muss alles mitgenommen werden.

• Mikrofasertücher in verschiedenen Farben je Bereich
• Eimer, Wischmopps und ein guter Staubsauger
• Professionelle Reinigungsmittel für Sanitär, Böden und Oberflächen
• Handschuhe und andere Schutzausrüstung
• Eventuell eine Leiter und Material zur Fensterreinigung

Die ersten Kunden finden

Die ersten Kunden finden Sie oft in Ihrer Nähe. Kleine Büros, Arzt- und Zahnarztpraxen, Physiotherapeuten, Geschäfte und Vereine brauchen alle regelmäßig eine Reinigung und wählen gern jemanden aus der Umgebung. Auch Hausverwalter (Syndici) von Wohnanlagen suchen oft eine zuverlässige Reinigungsfirma für die Gemeinschaftsbereiche.

Mundpropaganda ist in dieser Branche Gold wert. Ein zufriedener Kunde, der Sie weiterempfiehlt, bringt oft mehr als Werbung. Setzen Sie deshalb vom ersten Auftrag an auf Zuverlässigkeit: pünktlich sein, Absprachen einhalten und schnell auf Bemerkungen reagieren. Eine einfache Website und ein Eintrag in Online-Kartendiensten helfen Kunden, Sie zu finden.

Ihre Preise festlegen

Viele Gründer verlangen zu wenig, aus Angst, Kunden zu verlieren. Berechnen Sie deshalb zuerst, was Sie eine Arbeitsstunde wirklich kostet. Rechnen Sie nicht nur den Lohn oder Ihr eigenes Einkommen ein, sondern auch Fahrten, Produkte, Material, Versicherungen, Verwaltung und die Stunden, die Sie nicht abrechnen können.

Erst danach legen Sie Ihren Stundensatz oder Preis pro Auftrag fest, mit einer Marge für Investitionen und unerwartete Ausgaben. Überprüfen Sie Ihre Preise regelmäßig: Kosten ändern sich, und Ihr Tarif muss mitziehen.

Ab dem ersten Tag gut organisiert

Mit ein oder zwei Kunden scheint noch alles in Ihren Kopf zu passen. Doch sobald Sie einige Reinigungskräfte und ein Dutzend Standorte haben, werden Zettel, Excel und WhatsApp schnell chaotisch. Wer von Anfang an ein einfaches System nutzt, wächst deutlich entspannter.

Cleaniro ist für Reinigungsfirmen entwickelt, und der Start-Plan passt zu kleinen Teams: ab 149 Euro pro Monat zzgl. MwSt., mit 15 Reinigungskräften inklusive. Ihre Reinigungskräfte nutzen die App einfach im Browser ihres Handys, ohne etwas zu installieren. Sie können Cleaniro 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.

• Eine klare Planung: wer wann an welchen Standort geht
• Eine korrekte Erfassung der geleisteten Stunden
• Eine Checkliste pro Auftrag, damit jeder weiß, was zu tun ist
• Ein einfacher Bericht für den Kunden nach dem Auftrag

Regeln ändern sich: Holen Sie sich gute Berater

Dieser Artikel ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechts- oder Steuerberatung. Regeln, Pflichten und Verfahren ändern sich regelmäßig und können je nach Ihrer Situation oder Region unterschiedlich sein. Prüfen Sie deshalb immer die aktuellen Regeln bei einem Unternehmensschalter, einem Buchhalter und einem Sozialsekretariat, bevor Sie Entscheidungen treffen.