Einen guten Einsatzplan für Reinigungskräfte erstellen

Beginnen Sie mit Ihren regelmäßigen Aufträgen

Regelmäßige Aufträge sind das Rückgrat Ihres Einsatzplans. Listen Sie zuerst alle auf, noch bevor Sie an Personen denken. Einmalige Aufträge planen Sie erst danach ein, in dem Raum, der übrig bleibt.

Notieren Sie für jeden regelmäßigen Auftrag mindestens Folgendes:

• Häufigkeit: täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich
• Dauer eines Einsatzes, auf Basis der tatsächlich gearbeiteten Zeit und nicht einer Schätzung von vor Jahren
• Zeitfenster: wann gereinigt werden darf, zum Beispiel vor 8 Uhr oder nach Geschäftsschluss
• Zugang: Schlüssel, Badge oder eine Kontaktperson vor Ort
• Besonderheiten: spezielle Produkte, Räume, die nicht betreten werden dürfen

Bündeln Sie Aufträge nach Gebiet

Fahrzeit zwischen Kunden ist bezahlte Zeit, die Sie meist nicht in Rechnung stellen können. Teilen Sie Ihre Kunden daher nach Gebiet oder Gemeinde ein und versuchen Sie, jede Reinigungskraft pro Tag möglichst in einem Gebiet zu halten. Achten Sie auch auf die Reihenfolge: Planen Sie eine logische Tour statt hin und her zu fahren.

Berücksichtigen Sie dabei die Zeitfenster. Zwei Kunden in derselben Straße helfen wenig, wenn der eine nur früh am Morgen und der andere erst am Abend möglich ist. Beginnen Sie deshalb mit den Aufträgen mit den strengsten Zeitfenstern und planen Sie den Rest darum herum.

Ordnen Sie die richtige Reinigungskraft dem richtigen Standort zu

Kunden schätzen ein vertrautes Gesicht. Eine Reinigungskraft, die einen Standort kennt, arbeitet zügiger, weiß, wo alles steht, und bemerkt schneller, wenn etwas nicht stimmt. Streben Sie also Kontinuität an: dieselbe Reinigungskraft am selben Standort, solange es geht.

Achten Sie außerdem auf:

• Fähigkeiten: zum Beispiel Arbeit mit der Scheuersaugmaschine, Fensterreinigung oder medizinische Räume
• Sprache: Kann die Reinigungskraft gut mit dem Kunden oder der Kontaktperson vor Ort kommunizieren
• Mobilität: Hat die Reinigungskraft ein Auto, oder ist der Standort mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Schlüssel und Zugang: Wer hat den Badge oder Schlüssel für welchen Standort

Halten Sie Vertragsstunden und Ruhezeiten ein

Planen Sie niemanden ohne Absprache über seine Vertragsstunden hinaus ein und beachten Sie die gesetzlichen Ruhezeiten innerhalb eines Arbeitstags und zwischen zwei Arbeitstagen. Prüfen Sie die Regeln der paritätischen Kommission 121 und Ihre Arbeitsordnung, um zu wissen, was für Ihr Personal gilt, und fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Sozialsekretariat nach.

Ein überfüllter Plan wirkt effizient, führt aber zu Müdigkeit, Fehlern und Personalfluktuation. Eine Reinigungskraft, die dauerhaft zu viele Stunden leistet, steigt früher oder später aus. Umgekehrt geht auch jemand, der zu wenige Stunden bekommt, eher.

Planen Sie Puffer und Vertretungen ein

Krankheit und Urlaub kommen immer im ungünstigsten Moment. Warten Sie nicht, bis es passiert, um eine Lösung zu suchen, sondern bauen Sie die Reserve in Ihren Plan ein. So bereiten Sie sich vor:

• Lassen Sie bei einigen Reinigungskräften Luft in der Woche, damit sie einspringen können
• Sorgen Sie dafür, dass mindestens zwei Reinigungskräfte jeden Standort kennen
• Planen Sie Urlaub so früh wie möglich und verteilen Sie ihn über das Jahr
• Vereinbaren Sie mit Kunden, welche Aufträge verschoben werden können und welche nicht
• Bestimmen Sie einen Vorarbeiter, der bei einem Ausfall schnell eine Vertretung organisiert

Erstellen Sie eine Checkliste pro Standort

Eine Checkliste pro Standort legt fest, was bei jedem Einsatz erledigt werden muss und was nur wöchentlich oder monatlich ansteht. Sie hilft Vertretungen, ohne Erklärung loszulegen, macht die Absprachen mit dem Kunden klar und gibt Ihrem Vorarbeiter eine Grundlage für die Qualitätskontrolle.

Halten Sie sie kurz und konkret: pro Raum die Aufgaben, die Häufigkeit und eventuelle Hinweise, etwa ein Raum, der verschlossen bleiben muss, oder wohin der Abfall kommt.

Gehen Sie die Checkliste zu Beginn jedes neuen Auftrags mit dem Kunden und der Reinigungskraft durch. Passen Sie sie an, sobald sich Absprachen ändern, damit sie immer dem entspricht, was Sie in Rechnung stellen.

Kommunizieren Sie den Plan zu einem festen Zeitpunkt

Verschicken Sie den Einsatzplan für die folgende Woche jede Woche zum selben Zeitpunkt, zum Beispiel am Freitagnachmittag. So wissen Ihre Reinigungskräfte, wann sie ihn erwarten können, und können sich organisieren.

Danach verschicken Sie nur noch Änderungen. Wer jeden Tag einen komplett neuen Plan bekommt, liest ihn irgendwann nicht mehr. Eine kurze Nachricht dazu, was sich geändert hat, mit Auftrag, Standort und Uhrzeit, fällt dagegen auf.

Wählen Sie einen Kanal und bleiben Sie dabei. Kommt der Plan eine Woche per Nachricht, die nächste auf Papier und dann per E-Mail, verpasst immer jemand eine Änderung. Sorgen Sie außerdem dafür, dass jede Reinigungskraft ihren eigenen Plan leicht auf dem Handy findet, mit Adresse, Uhrzeit und Zugangsinformationen pro Auftrag.

Werten Sie Ihren Plan jede Woche aus

Schauen Sie jede Woche zurück: Welche Aufträge haben länger gedauert, wo gab es Konflikte, wer kam dauerhaft auf zu viele oder zu wenige Stunden? Passen Sie die Dauer der Aufträge an die tatsächlich gearbeitete Zeit an, damit Ihr Plan Woche für Woche realistischer wird.

Ein Planungstool macht das deutlich einfacher. In Cleaniro richten Sie einen regelmäßigen Auftrag einmal ein und setzen ihn für einen ganzen Zeitraum in den Plan. Konflikte und Stunden außerhalb der Arbeitszeiten einer Reinigungskraft werden markiert. Sie veröffentlichen den Plan in der App Ihrer Reinigungskräfte und per E-Mail, können eine automatische Versandregel festlegen, etwa jeden Freitag um 17 Uhr, verschicken nur die Änderungen und erhalten bei einem Ausfall einen Vorschlag für eine Vertretung.