Stundensatz für Reinigungsleistungen berechnen: Schritt für Schritt

Warum viele Reinigungsfirmen zu billig arbeiten

Viele Preise in der Branche beruhen auf Bauchgefühl oder darauf, was die Konkurrenz verlangt. Das ist riskant: Ihre Lohnkosten, Ihre Fahrten und Ihr Kundenmix sind anders. Ein korrekter Stundensatz geht von Ihren eigenen Kosten aus und wird erst danach mit dem Markt verglichen.

Der wichtigste Punkt: Sie bezahlen Ihre Reinigungskräfte für jede Stunde, in der sie beschäftigt sind, können aber nur die Stunden berechnen, in denen sie tatsächlich bei einem Kunden arbeiten. Alles dazwischen muss im Stundensatz enthalten sein.

Schritt 1: Berechnen Sie Ihre vollständigen Lohnkosten

Gehen Sie vom Bruttolohn Ihrer Reinigungskräfte aus. Hinzu kommen die Arbeitgeberbeiträge zur sozialen Sicherheit und die übrigen Lohnkosten: Urlaubsgeld, Jahresendprämie, eventuelle Mahlzeitschecks, Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg, Arbeitsunfallversicherung und die Kosten Ihres Sozialsekretariats.

Reinigungsfirmen fallen unter die paritätische Kommission 121. Prüfen Sie immer die geltenden Lohntabellen und Prämien dieser Kommission, denn sie werden regelmäßig angepasst. Ihr Sozialsekretariat oder Ihr Buchhalter kann Ihnen je Funktionskategorie die gesamten Lohnkosten pro bezahlter Stunde nennen. Rechnen Sie mit dieser Zahl, nicht mit dem Bruttolohn.

Schritt 2: Rechnen Sie mit produktiven, nicht mit bezahlten Stunden

Eine Reinigungskraft, die für eine volle Arbeitswoche bezahlt wird, verbringt nicht alle diese Stunden bei einem Kunden. Ein Teil der Zeit entfällt auf Dinge, die Sie nicht direkt in Rechnung stellen können.

Ermitteln Sie, welcher Anteil der bezahlten Stunden tatsächlich produktiv ist. Teilen Sie dann Ihre Lohnkosten pro bezahlter Stunde durch diesen Prozentsatz. So erhalten Sie die Lohnkosten pro produktiver Stunde, mit denen Sie weiterrechnen. Zur unproduktiven Zeit gehören unter anderem:

• Fahrten zwischen Kunden während des Arbeitstags
• Krankheitstage und kurze Abwesenheiten
• Gesetzlicher Urlaub und Feiertage
• Schulungen, Teambesprechungen und Verwaltung
• Wartezeit, etwa wenn ein Schlüssel fehlt oder ein Standort noch nicht frei ist

Schritt 3: Rechnen Sie Ihre Betriebskosten hinzu

Neben den Löhnen haben Sie Kosten, die laufen, egal ob Sie viele oder wenige Aufträge haben. Rechnen Sie sie in einen Betrag pro produktiver Stunde um, indem Sie die Jahreskosten durch die Zahl der produktiven Stunden teilen, die Sie im Jahr erwarten.

Vergessen Sie die Gemeinkosten nicht. Die Zeit, die Sie oder Ihr Vorarbeiter für Planung, Angebote und Reklamationen aufwenden, bezahlt niemand direkt. Sie muss deshalb im Preis jeder produktiven Stunde stecken. Berücksichtigen Sie unter anderem diese Kosten:

• Produkte und Verbrauchsmaterial: Reinigungsmittel, Mikrofasertücher, Müllbeutel
• Geräte: Staubsauger, Scheuersaugmaschinen, Reinigungswagen sowie deren Wartung und Ersatz
• Fahrzeuge: Leasing oder Abschreibung, Kraftstoff, Versicherung und Wartung
• Versicherungen: Haftpflicht und weitere Policen
• Gemeinkosten: Büro, Telefon, Buchhaltung, Software und das Gehalt der Person, die plant und nachverfolgt

Schritt 4: Produktivität, Marge und Rundung

Viele Kunden fragen nach einem Preis pro Monat oder pro Einsatz, nicht pro Stunde. Dann brauchen Sie die Produktivität: wie viele Quadratmeter eine Reinigungskraft pro Stunde reinigt. Das hängt stark von der Art der Fläche ab. Ein Großraumbüro geht viel schneller als Sanitärräume oder eine Praxis mit viel Mobiliar. Messen Sie die Produktivität bei Ihren eigenen Aufträgen, statt allgemeine Richtwerte zu übernehmen.

Auf Ihre Gesamtkosten pro produktiver Stunde schlagen Sie eine Marge auf. Sie ist Ihr Puffer für Unvorhergesehenes und Ihr Gewinn. Berechnen Sie sie am besten als Prozentsatz des Verkaufspreises, damit Sie genau wissen, welcher Anteil jeder Rechnung bei Ihnen bleibt.

Runden Sie schließlich auf einen klaren Betrag, und zwar immer nach oben. Ein paar Cent pro Stunde wirken wenig, machen aber über alle Stunden eines Jahres einen Unterschied.

Rechenbeispiel

Angenommen, Sie arbeiten mit den folgenden Zahlen. Sie sind fiktiv und gerundet, um die Methode zu zeigen. Verwenden Sie sie nicht als Richtpreis, sondern ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.

• Gesamte Lohnkosten pro bezahlter Stunde: 22,00 €
• Produktiver Anteil der bezahlten Stunden: 80 %. Lohnkosten pro produktiver Stunde: 22,00 € / 0,80 = 27,50 €
• Produkte und Geräte: 1,50 € pro produktiver Stunde
• Fahrzeuge und Kraftstoff: 2,00 € pro produktiver Stunde
• Versicherungen, Büro, Verwaltung und Software: 2,50 € pro produktiver Stunde
• Gesamtkosten pro produktiver Stunde: 33,50 €
• Marge von 15 % auf den Verkaufspreis: 33,50 € / 0,85 = 39,41 €, gerundet 39,50 € pro Stunde
• Angenommen, ein Kunde hat ein Büro von 300 m² und Ihre Reinigungskräfte schaffen dort 200 m² pro Stunde: Ein Einsatz dauert dann anderthalb Stunden, also 1,5 × 39,50 € = 59,25 € ohne MwSt. pro Einsatz

Fahrten, regelmäßige Aufträge und Indexierung

Fahrten zwischen Kunden in Ihrem üblichen Einsatzgebiet sind über die unproduktiven Stunden bereits im Stundensatz enthalten. Eine separate Fahrtkostenpauschale berechnen Sie, wenn ein Kunde außerhalb Ihres Gebiets liegt, bei einem kurzen einmaligen Auftrag oder wenn Sie eigens für einen einzigen Einsatz ausrücken müssen.

Regelmäßige Aufträge sind planbar: Sie können sie effizient einplanen und Ihre Reinigungskräfte kennen den Standort. Einmalige Aufträge wie eine Bauendreinigung oder eine Reinigung nach einem Umzug erfordern mehr Vorbereitung und sind schwerer einzuschätzen. Ein höherer Stundensatz oder ein Mindestbetrag pro Auftrag ist dort üblich.

Nehmen Sie in jeden Vertrag eine Indexierungsklausel auf. Ihre Lohnkosten steigen mit der Indexierung in der Branche, und ohne Klausel tragen Sie diesen Anstieg selbst. Legen Sie fest, wie und wann der Preis angepasst wird, etwa jährlich auf Basis der Lohnentwicklung in der paritätischen Kommission 121, und lassen Sie die Formulierung von Ihrem Buchhalter oder einem Juristen prüfen.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Der teuerste Fehler bleibt oft unbemerkt: nie zu prüfen, ob die geschätzte Zeit pro Auftrag stimmt. Ihr Stundensatz kann auf dem Papier stimmen, aber wenn ein auf zwei Stunden geschätzter Auftrag in Wirklichkeit drei Stunden dauert, verlieren Sie trotzdem Geld. Vergleichen Sie deshalb regelmäßig die geplanten Stunden pro Kunde mit den tatsächlich geleisteten Stunden.

In Cleaniro stempeln Ihre Reinigungskräfte über die App auf ihrem Handy ein und aus, und Sie sehen pro Kunde, wie viele Stunden gearbeitet wurden. So erkennen Sie schnell, bei welchen Kunden Ihr Preis nicht mehr stimmt. Mit dem Pro-Tarif exportieren Sie diese Stunden als CSV für Ihre eigenen Berechnungen.

Achten Sie außerdem auf diese Fallstricke:

• Mit dem Bruttolohn statt mit den gesamten Lohnkosten rechnen
• Unproduktive Stunden vergessen, sodass jeder Krankheitstag und jeder Stau Ihre Marge auffrisst
• Den Preis eines Mitbewerbers übernehmen, ohne die eigenen Kosten zu kennen
• Rabatt auf regelmäßige Aufträge gewähren, obwohl die Arbeit nicht effizienter wird
• Die Preise nach einer Lohnindexierung nicht anpassen