Organiser un bon planning pour votre entreprise de nettoyage

Partez de vos missions récurrentes

Les missions récurrentes forment la colonne vertébrale de votre planning. Listez-les toutes d'abord, avant même de penser aux personnes. Les missions ponctuelles viennent ensuite, dans l'espace qui reste.

Pour chaque mission récurrente, notez au minimum :

• La fréquence : quotidienne, hebdomadaire, toutes les deux semaines ou mensuelle
• La durée d'un passage, basée sur le temps réellement presté et non sur une estimation d'il y a des années
• La plage horaire : quand le nettoyage est possible, par exemple avant 8 heures ou après la fermeture
• L'accès : clé, badge ou personne de contact sur place
• Les particularités : produits spécifiques, locaux auxquels il ne faut pas accéder

Regroupez les missions par zone

Le temps de trajet entre clients est du temps payé que vous ne pouvez généralement pas facturer. Répartissez donc vos clients par zone ou par commune et essayez de garder un agent d'entretien dans une même zone pendant la journée. Soignez aussi l'ordre : prévoyez une tournée logique plutôt que des allers-retours.

Tenez compte des plages horaires. Deux clients dans la même rue n'aident guère si l'un n'est accessible que tôt le matin et l'autre seulement le soir. Commencez donc par les missions aux plages horaires les plus strictes et organisez le reste autour.

Associez le bon agent au bon site

Les clients apprécient un visage familier. Un agent d'entretien qui connaît un site travaille plus facilement, sait où se trouve chaque chose et remarque plus vite quand quelque chose ne va pas. Visez donc la continuité : le même agent sur le même site, aussi longtemps que possible.

Regardez aussi :

• Les compétences : par exemple l'utilisation d'une autolaveuse, les vitres ou les locaux médicaux
• La langue : l'agent peut-il communiquer facilement avec le client ou la personne de contact sur place
• La mobilité : l'agent a-t-il une voiture, ou le site est-il accessible en transports en commun
• Les clés et l'accès : qui dispose du badge ou de la clé de quel site

Respectez les heures contractuelles et les temps de repos

Ne planifiez personne au-delà de ses heures contractuelles sans accord préalable, et respectez les temps de repos légaux au sein d'une journée et entre deux journées de travail. Vérifiez les règles de la commission paritaire 121 et votre règlement de travail pour savoir ce qui s'applique à votre personnel, et en cas de doute, renseignez-vous auprès de votre secrétariat social.

Un planning surchargé paraît efficace, mais il entraîne fatigue, erreurs et rotation du personnel. Un agent d'entretien qui preste systématiquement trop d'heures finit par décrocher. À l'inverse, quelqu'un qui reçoit trop peu d'heures partira aussi plus vite.

Prévoyez une marge et des remplaçants

La maladie et les congés arrivent toujours au pire moment. N'attendez pas qu'ils surviennent pour chercher une solution : intégrez la réserve dans votre planning. Voici comment vous y préparer :

• Laissez de la marge dans la semaine de quelques agents, pour qu'ils puissent intervenir
• Veillez à ce qu'au moins deux agents connaissent chaque site
• Planifiez les congés le plus tôt possible et répartissez-les sur l'année
• Convenez avec vos clients des missions qui peuvent être déplacées et de celles qui ne le peuvent pas
• Désignez un chef d'équipe qui organise rapidement un remplacement en cas d'absence

Établissez une checklist par site

Une checklist par site précise ce qui doit être fait à chaque passage et ce qui ne revient que chaque semaine ou chaque mois. Elle permet aux remplaçants de se mettre au travail sans explications, clarifie les accords avec le client et donne à votre chef d'équipe une base pour contrôler la qualité.

Gardez-la courte et concrète : par local, les tâches, la fréquence et les points d'attention éventuels, comme un local qui doit rester fermé ou l'endroit où déposer les déchets.

Passez la checklist en revue avec le client et avec l'agent d'entretien au début de chaque nouvelle mission. Adaptez-la dès que les accords changent, pour qu'elle corresponde toujours à ce que vous facturez.

Communiquez le planning à un moment fixe

Envoyez le planning de la semaine suivante chaque semaine au même moment, par exemple le vendredi après-midi. Vos agents d'entretien savent ainsi quand l'attendre et peuvent s'organiser.

Ensuite, n'envoyez plus que les modifications. Quelqu'un qui reçoit chaque jour un planning entièrement nouveau finit par ne plus le lire. Un court message indiquant ce qui a changé, avec la mission, le site et l'heure, attire bien plus l'attention.

Choisissez un seul canal et tenez-vous-y. Si le planning arrive une semaine par message, la suivante sur papier puis par e-mail, quelqu'un manquera toujours une modification. Veillez aussi à ce que chaque agent retrouve facilement son propre planning sur son téléphone, avec l'adresse, l'heure et les informations d'accès de chaque mission.

Évaluez votre planning chaque semaine

Faites le point chaque semaine : quelles missions ont débordé, où y a-t-il eu des conflits, qui a presté systématiquement trop ou trop peu d'heures ? Adaptez la durée des missions en fonction du temps réellement presté, pour que votre planning gagne en réalisme chaque semaine.

Un outil de planning simplifie nettement ce travail. Dans Cleaniro, vous configurez une mission récurrente une seule fois et la placez dans le planning pour toute une période. Les conflits et les heures en dehors des horaires de travail d'un agent sont signalés. Vous publiez le planning dans l'application de vos agents d'entretien et par e-mail, pouvez définir une règle d'envoi automatique, par exemple chaque vendredi à 17 heures, n'envoyez que les modifications et recevez une proposition de remplaçant en cas d'absence.