Een goede planning maken voor je poetsdienst

Begin bij je vaste opdrachten

Vaste opdrachten vormen de ruggengraat van je planning. Zet ze eerst allemaal op een rij, nog voor je aan personen denkt. Eenmalige opdrachten plan je pas daarna, in de ruimte die overblijft.

Noteer per vaste opdracht minstens het volgende:

• Frequentie: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks
• Duur van een beurt, gebaseerd op de echt gewerkte tijd en niet op een schatting van jaren geleden
• Tijdvenster: wanneer er gepoetst mag worden, bijvoorbeeld voor 8 uur of na sluitingstijd
• Toegang: sleutel, badge of een contactpersoon ter plaatse
• Bijzonderheden: speciale producten, ruimtes die niet betreden mogen worden

Groepeer opdrachten per regio

Reistijd tussen klanten is betaalde tijd die je meestal niet kan aanrekenen. Deel je klanten daarom in per regio of gemeente en probeer een poetser per dag zoveel mogelijk in één gebied te houden. Let ook op de volgorde: plan een route die logisch verloopt in plaats van heen en weer te rijden.

Houd daarbij rekening met de tijdvensters. Twee klanten in dezelfde straat helpen weinig als de ene alleen vroeg in de ochtend kan en de andere pas 's avonds. Begin dus met de opdrachten met het strengste tijdvenster en vul de rest daaromheen in.

Koppel de juiste poetser aan de juiste locatie

Klanten waarderen een vast gezicht. Een poetser die een locatie kent, werkt vlotter, weet waar alles staat en merkt sneller als er iets mis is. Streef dus naar continuïteit: dezelfde poetser op dezelfde locatie, zolang dat kan.

Kijk daarnaast naar:

• Vaardigheden: bijvoorbeeld werken met een schrobmachine, ramen of medische ruimtes
• Taal: kan de poetser vlot communiceren met de klant of de contactpersoon ter plaatse
• Vervoer: heeft de poetser een wagen, of is de locatie bereikbaar met het openbaar vervoer
• Sleutels en toegang: wie heeft een badge of sleutel van welke locatie

Respecteer contracturen en rusttijden

Plan niemand boven zijn contracturen zonder dat dit afgesproken is, en houd rekening met de wettelijke rusttijden binnen een werkdag en tussen twee werkdagen. Controleer de regels van paritair comité 121 en je arbeidsreglement om te weten wat voor jouw personeel geldt, en vraag het bij twijfel na bij je sociaal secretariaat.

Een overvolle planning lijkt efficiënt, maar leidt tot vermoeidheid, fouten en personeelsverloop. Een poetser die structureel te veel uren draait, haakt vroeg of laat af. Omgekeerd is iemand die te weinig uren krijgt ook sneller weg.

Plan buffer en vervangers in

Ziekte en verlof komen altijd op het slechtste moment. Wacht niet tot het gebeurt om een oplossing te zoeken, maar bouw de reserve mee in je planning. Zo bereid je je voor:

• Laat bij een paar poetsers ruimte in hun week, zodat ze kunnen inspringen
• Zorg dat per locatie minstens twee poetsers de weg kennen
• Plan verlof zo vroeg mogelijk in en spreid het over het jaar
• Spreek met klanten af welke opdrachten kunnen schuiven en welke niet
• Duid een ploegbaas aan die bij een afwezigheid snel een vervanger regelt

Maak een checklist per locatie

Een checklist per locatie legt vast wat er bij elke beurt moet gebeuren en wat enkel wekelijks of maandelijks aan bod komt. Dat helpt vervangers om zonder uitleg aan de slag te gaan, maakt de afspraken met de klant duidelijk en geeft je ploegbaas een basis om de kwaliteit te controleren.

Houd ze kort en concreet: per ruimte de taken, de frequentie en eventuele aandachtspunten, zoals een lokaal dat gesloten moet blijven of waar het afval naartoe moet.

Bespreek de checklist bij de start van een nieuwe opdracht met de klant en met de poetser. Pas ze aan zodra de afspraken veranderen, zodat ze altijd overeenkomt met wat je factureert.

Communiceer de planning op een vast moment

Stuur de planning voor de volgende week elke week op hetzelfde moment, bijvoorbeeld op vrijdagnamiddag. Dan weten je poetsers wanneer ze ze mogen verwachten en kunnen ze zich organiseren.

Stuur daarna enkel nog de wijzigingen. Wie elke dag een volledig nieuwe planning krijgt, leest ze op den duur niet meer. Een korte melding van wat er veranderd is, met de opdracht, de locatie en het uur, valt wel op.

Kies één kanaal en blijf daarbij. Als de planning de ene week via berichtjes, de andere week op papier en daarna per e-mail komt, mist er altijd iemand een wijziging. Zorg ook dat elke poetser zijn eigen planning makkelijk terugvindt op zijn gsm, met adres, tijdstip en toegangsinfo per opdracht.

Evalueer je planning elke week

Kijk wekelijks terug: welke opdrachten liepen uit, waar waren er conflicten, wie kwam structureel te veel of te weinig uren uit? Pas de duur van opdrachten aan op basis van de echt gewerkte tijd, zodat je planning elke week realistischer wordt.

Een planningstool maakt dit een stuk eenvoudiger. In Cleaniro stel je een vaste opdracht één keer in en zet je ze voor een hele periode in de planning. Conflicten en uren buiten de werktijden van een poetser worden gemarkeerd. Je publiceert de planning naar de app van je poetsers en per e-mail, kan een vaste verzendregel instellen, zoals elke vrijdag om 17 uur, verstuurt enkel de wijzigingen en krijgt bij een afwezigheid een voorstel voor een vervanger.