Uurprijs voor schoonmaak berekenen: stap voor stap

Waarom veel schoonmaakbedrijven te goedkoop werken

Veel prijzen in de sector zijn gebaseerd op gevoel of op wat de concurrent vraagt. Dat is riskant: jouw loonkost, je verplaatsingen en je klantenmix zijn anders. Een correcte uurprijs vertrekt van je eigen kosten en wordt pas daarna vergeleken met de markt.

Het belangrijkste inzicht: je betaalt je poetsers voor elk uur dat ze in dienst zijn, maar je kan alleen de uren aanrekenen waarin ze effectief bij een klant aan het werk zijn. Alles wat daartussen zit, moet in je uurprijs verwerkt zitten.

Stap 1: bereken je volledige loonkost

Vertrek van het brutoloon van je poetsers. Daarbovenop komen de werkgeversbijdragen voor de sociale zekerheid en de andere loonkosten: vakantiegeld, eindejaarspremie, eventuele maaltijdcheques, vergoeding voor woon-werkverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de kost van je sociaal secretariaat.

Schoonmaakbedrijven vallen onder paritair comité 121. Controleer altijd de geldende loonschalen en premies van dat comité, want ze worden regelmatig aangepast. Je sociaal secretariaat of je boekhouder kan je per functiecategorie de totale loonkost per betaald uur geven. Werk met dat cijfer, niet met het brutoloon.

Stap 2: reken met productieve uren, niet met betaalde uren

Een poetser die betaald wordt voor een volle werkweek, staat niet al die uren bij een klant. Een deel van de tijd gaat naar zaken die je niet rechtstreeks kan factureren.

Bereken welk deel van de betaalde uren effectief productief is. Deel daarna je loonkost per betaald uur door dat percentage. Zo krijg je de loonkost per productief uur, het cijfer waarmee je verder rekent. Tot de onproductieve tijd behoren onder meer:

• Verplaatsing tussen klanten tijdens de werkdag
• Ziektedagen en klein verlet
• Wettelijke vakantie en feestdagen
• Opleiding, teamoverleg en administratie
• Wachttijd, bijvoorbeeld als een sleutel ontbreekt of een locatie nog niet vrij is

Stap 3: tel je werkingskosten erbij

Naast lonen heb je kosten die doorlopen, of je nu veel of weinig opdrachten hebt. Reken ze om naar een bedrag per productief uur door je jaarlijkse kost te delen door het aantal productieve uren dat je per jaar verwacht.

Vergeet de overhead niet. Het uur dat jij of je ploegbaas besteedt aan planning, offertes en klachten, wordt door niemand rechtstreeks betaald. Het moet dus in de prijs van elk productief uur zitten. Reken onder meer deze kosten mee:

• Producten en verbruiksmateriaal: reinigingsmiddelen, microvezeldoeken, vuilniszakken
• Materieel: stofzuigers, schrobmachines, karren, en hun onderhoud en vervanging
• Voertuigen: leasing of afschrijving, brandstof, verzekering en onderhoud
• Verzekeringen: burgerlijke aansprakelijkheid en andere polissen
• Overhead: kantoor, telefoon, boekhouding, software en het loon van wie plant en opvolgt

Stap 4: productiviteit, marge en afronding

Veel klanten vragen een prijs per maand of per beurt, niet per uur. Dan heb je de productiviteit nodig: hoeveel vierkante meter een poetser per uur schoonmaakt. Dat hangt sterk af van het type ruimte. Een open kantoor gaat veel sneller dan sanitair of een praktijkruimte met veel meubilair. Meet het bij je eigen opdrachten in plaats van algemene normen over te nemen.

Op je totale kost per productief uur zet je een marge. Die marge is je buffer voor onvoorziene kosten en je winst. Reken ze bij voorkeur als percentage van de verkoopprijs, zodat je precies weet welk deel van elke factuur overblijft.

Rond tot slot af naar een duidelijk bedrag, en altijd naar boven. Een paar cent per uur lijkt weinig, maar over alle uren van een jaar maakt het een verschil.

Rekenvoorbeeld

Stel dat je met de volgende cijfers werkt. Ze zijn fictief en rond gekozen om de methode te tonen. Gebruik ze niet als richtprijs en vervang ze door je eigen cijfers.

• Totale loonkost per betaald uur: €22,00
• Productief deel van de betaalde uren: 80%. Loonkost per productief uur: €22,00 / 0,80 = €27,50
• Producten en materieel: €1,50 per productief uur
• Voertuigen en brandstof: €2,00 per productief uur
• Verzekeringen, kantoor, administratie en software: €2,50 per productief uur
• Totale kost per productief uur: €33,50
• Marge van 15% op de verkoopprijs: €33,50 / 0,85 = €39,41, afgerond €39,50 per uur
• Stel dat een klant een kantoor van 300 m² heeft en je poetsers daar 200 m² per uur halen: een beurt duurt dan anderhalf uur, dus 1,5 × €39,50 = €59,25 exclusief btw per beurt

Verplaatsing, vaste opdrachten en indexering

Verplaatsing tussen klanten in je gewone werkgebied zit al in je uurprijs, via de onproductieve uren. Een aparte verplaatsingskost reken je aan als een klant buiten je gewone gebied ligt, als het om een korte eenmalige opdracht gaat, of als je speciaal moet uitrijden voor één beurt.

Vaste opdrachten zijn voorspelbaar: je kan ze efficiënt inplannen en je poetsers kennen de locatie. Eenmalige opdrachten, zoals een opkuis na werken of na een verhuis, vragen meer voorbereiding en zijn moeilijker in te schatten. Een hogere uurprijs of een minimumbedrag per opdracht is daar normaal.

Neem in elk contract een indexeringsclausule op. Je loonkosten stijgen mee met de indexering in de sector, en zonder clausule draag je die stijging zelf. Leg vast hoe en wanneer de prijs wordt aangepast, bijvoorbeeld jaarlijks op basis van de loonevolutie in paritair comité 121, en laat de formulering nakijken door je boekhouder of een jurist.

Fouten die je beter vermijdt

De duurste fout blijft vaak onopgemerkt: nooit nakijken of de geschatte tijd per opdracht klopt. Je uurprijs kan op papier kloppen, maar als een opdracht die je op twee uur schatte in werkelijkheid drie uur duurt, verlies je toch geld. Leg daarom regelmatig de geplande uren per klant naast de effectief gewerkte uren.

In Cleaniro klokken je poetsers in en uit via de app op hun gsm, en zie je per klant hoeveel uren er gewerkt zijn. Zo merk je snel bij welke klanten je prijs niet meer klopt. Met het Pro-plan exporteer je die uren als CSV voor je eigen berekeningen.

Let daarnaast op deze valkuilen:

• Rekenen met het brutoloon in plaats van de totale loonkost
• Onproductieve uren vergeten, zodat elke ziektedag of file je marge opeet
• De prijs van een concurrent overnemen zonder je eigen kosten te kennen
• Korting geven op vaste opdrachten zonder dat het werk efficiënter wordt
• Na een loonindexering je prijzen niet aanpassen